Open Office Calc

=========================================================================

Tugas

Teori Komputer Aplikasi

>> Open Office Calc

=========================================================================

PENDAHULUAN

Open office calc adalah sebuah program yang akan membantu pada pekerjaaan pada lingkungan spreadsheet.

Dengan fasilitas-fasilitas yang disediakan anda dapat dengan mudah dan cepat bekerja pada lingkungan spreadsheet,selain itu juga kita dapat menggunakan calc untuk mengevaluasi dan merevisi data, perhitungan dan perbandingan harga serta membuat diagram laporan.

Mengenal Lingkungan Spreadsheet

Sheet adalah lingkungan untuk bekerja dan minyimpan data pada calc. ketika kita membuka open office calc maka tampilan yang akan pertama muncul adalah sebuah jendela spreadsheet baru yang terdiri dari beberapa sheet kosong dan terdiri dari enam bagian:

1. Baris menu
2. Toolbar standar
3.  Toolbar formatting
4. Baris formulaHalaman spreadsheet
5. Baris status

Untuk menjalankan open office calc dapat melakuakan beberapa tahapan:
4  Melalui menu application | office | spreadsheet

• Pilih menu bar file | new | spreadsheet
• Tekan tobol new dan pilih spreadsheet
• Tekan tobol new dan pilih spreadsheet

Halaman sheet terdiri dari beberapa tab-tab sheet,yang setiap sheet.

Navigasi pada spreadsheet open office 8 calc menyediakan yombol navigasi pada bagian atas dan bawah yang akan memudahkan kita untuk melihat dan berpindah-pindah sheet.

Spreadsheet terdiri dari banyak baris dan kolom.kolom tersusun secara vertical.area yang berwarna abu-abu pada bagian atas disebut heading kolom dengan default berupa huruf-huruf capital yang mengidentifikasikan kolom tersebut.

Baris tersusun horizontal bagian abu-abu pada bagian kiri dinamakan heading baris yang terdiri dari angka numeric untuk mengidentifikasikan baris tersebut.

Sel dan Range Sel

Sel adalah kotak bertemunya baris dan kolom.setiap kolom mempunyai referensi berupa nama atau alamat,yang dapat dilihatpada kotak nama sel.referensi ini bekerja secara otomatis berdasarkan lokasi kolom dan baris pada spreadsheet.untuk bekerja dan mengaktifkan sebuah sel terlebih dahulu harus memilihnya,sel yang dipilih akan aktif dan namanya akan ditampilkan pada kotak sel.

Sheet

Speatsheet terdiri lebih dari beberapa sheet yang akan memuat informasi yang berhubungan dengan spreadsheet.setiap sheet memiliki nama seperti sheet1,sheet2 dan seterusnya.anda juga dapat menghapus atau mengubah sheet,dan dapat meng-copy atau insert sheet pada spreadsheet.

Langkah mengubah nama sheet:

1. Klik tab sheet1 hingga sheet1 aktif Klik kanan mouse pada sheet1,tampil short menu
2. Pilih rename sheet maka akan tampil kotak dialog rename sheet
3. Pada kotak dialog rename sheet,klik nama yang diinginkann dan tekan enter

Langkah untuk menyisipkan sheet:

1.  Aktifkan sheet1,klik kanan mouse, insert sheet,maka akan tampil kotak dialog
2. Pada position pilih opsi after ourrent sheet, Isi jumlah sheet baru yang akan disisipkan, lalu Klik ok

Langkah untuk menghapus sheet:

1. Aktifkan sheet yang akan dihapus,klik kanan mouse pada sheet tersebut
2. Pilih delete sheet, Lalu bila muncul kotak dialog tekan yes

Langkah untuk memindahkan atau menyalin sheet:

1. Aktifkan sheet yang sudah ada lau kliik kanan mouse, Pilih move/copy sheet akan tampil kotak dialog
2. Pada to document pilih spreadsheet yang aktif, Pada insert before pilih move to end position, Lalu Klik ok

Entri dan Modifikasi Sel

Memasukkan Teks dan Angka

Ada dua tipe dasar yang dapat dimasukkan kedalam sel, yaitu konstanta dan  formula.

• Konstanta  :  nilai  numerik,  nilai  teks,  nilai  tanggal,  nilai  waktu  atau kombinasi dari semuanya.
• Formula  : operasi matematika yang dimulai dengan  tanda sama dengan (=)  dan melakukan perhitungan  yang menggunakan  nilai  dari  sel  yang lain pada spreadsheet.

Untuk mulai mengisi  sel  dengan  informasi,  klik  sel  untuk mengaktifkan  sel yang diinginkan setelah  itu anda dapat mulai mengisi  informasi berupa  teks atau angka.  Ketika anda mulai mengisi entri pada sel aktif, akan muncul dua tombol icon pada baris formula

• Tombol Enter  (tanda cheklist warna biru), fungsi sama dengan menekan tombol Enter pada keyboard. Tekan Enter untuk memasukkan apa yang sudah diisikan dan mengaktifkan sel tepat dibawahnya
• Tombol  Cancel  (tanda  silang  warna  merah),  fungsi  sama  dengan menekan  tombol  Esc  pada  keyboard.  Tekan  tombol  Tab  untuk memasukkan apa  yg  sudah  diisikan  & mengaktifkan  sel  tepat dikanannya

Entry teks dan angka  secara manual

Entry data teks (label) dapat diketikkan secara langsung dan diakhiri dengan menekan tombol Enter atau tombol Panah (←↑↓→).

Entry  data  berupa  angka  desimal,  pemisah  desimal  harus  ditulis  dengan menekan tombol Titik (.).

Jenis data rumus (formula)

Memasukkan  data  berbentuk  rumus  matematika  ke  dalam  suatu  sel, dilakukan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut :

• + (plus)          : penjumlahan, - (minus)   : pengurangan
• * (asterik)       : perkalian, / (slash)             : pembagian
• ^ (carret)        : pangkat

Untuk  rumus atau  formula dalam  tanda kurung  (    ) akan dieksekusi  terlebih dahulu

Menyimpan file spreadsheet

1. Pada toolbar standar klik tombol Save.
2. Untuk menyimpan  file  pada  folder  yang  baru,  klik  pada Browse  for other folders, akan tampil jendela Save yang berikutnya.
3. Klik tombol Create Folder untuk membuat folder baru
4. Pada  kotak  Name,  ketikkan  nama  folder  Latihan  Calc,  seperti  pada gambar dibawah ini, tekan Enter.
5. Pada kotak Name, ketik Agenda.






6. Klik Save untuk menyimpan dan menutup kotak dialog Save.

 

Menggunakan Fasilitas Fill Series

Fill Series untuk deret angka

1.    Membuat deret angka otomatis pada kolom-kolom

·         Klik  salah satu sel , misal B4, ketik 1, tekan Tab sehingga sel C3 aktif

·         Pada sel C4, ketik 8, tekan Tab sehingga sel D3 aktif

·         Pada sel D4, ketik 15, tekan Tab sehingga sel E3 aktif

·         Pada sel E4, ketik 22, tekan Tab sehingga sel F3 aktif

·         Pada sel F4, ketik 29, tekan Enter

·        Blok sel B4 sampai sel F4, sehingga sel B4 sampai F4 jadi terpilih dan sel F4menjadi sel aktif.

·      Tempatkan  penunjuk  mouse  pada  sudut  kanan  bawah  sel  F4. Penunjuk akan berubah menjadi tanda plus kecil (tanda autofill)

·        Dari sel F4 tarik mouse ke sel F10

2.    Pada Series type, pilih option Linear

3.    Set nilai Start value dengan 1

4.    Klik OK.

Fill Series untuk deret jam

1.    Membuat deretan jam dengan fill series

·         Klik salah satu sel , misalnya A4, ketik 9:00,  tekan Enter

·         Sel A4 berubah menjadi format jam 09:00:00 AM

·         Klik kembali sel A4, tarik hingga sel A10.

·        Pilih option Linear pada Series type

·    Pada kotak Increment ketik 01:300 (deret naik setiap 1,5 jam), Lalu OK

Memotong, Menyalin dan Menempelkan Sel

Memotong dan memindahkan sel

Latihan  berikut  adalah  untuk  memindahkan  teks  dari  sel  A1  ke  sel  D1 dengan menggunakan tombol cut dan paste.

1. Pada tab sheet aktif, klik sel A1
2. Untuk memotong sel dapat dengan dua cara: klik kanan mouse, pilih Cut atau dari menu Edit | Cut
3. Klik sel C1 sehingga menjadi sel aktif.
4. Klik kanan mouse, pilih Paste. Bisa juga dari menu Edit | Paste.

Menyalin dan menempelkan teks ke dokumen lain

1. Pada tab sheet aktif, klik sel A4
2. Tarik mouse ke sel A10, sehingga sel A4 sampai A10 sudah diblok
3. Klik kanan mouse, pilih Copy. Atau dari menu Edit | Copy
4. Klik sel B4, tarik mouse sampai ke sel F10
5. Klik kanan mouse, pilih Paste. Atau dari menu Edit | Paste

Mengubah dan Menghapus Informasi 

Ada dua cara untuk mengubah  informasi pada sel yang sudah anda  isikan, yaitu :

• Untuk  mengubah  semua  informasi  pada  sebuah  sel,  klik  sel  tersebut, ketikkan  informasi  yang  baru.  Informasi  lama  akan  hilang  dan  diganti dengan informasi baru yang anda ketikkan.
• Untuk mengubah  sebagian  informasi  pada  sebuah  sel,  klik  sel  tersebut  hingga  jadi sel aktif, klik kotak  formula. Anda dapat  langsung mengubah sebagian  informasi  di  kotak  Formula.  Tekan  Enter  atau  tanda  checklist hijau untuk menyimpan informasi baru.

Mengubah informasi sel dari Spelling Checker

Fasilitas  Spelling Checker merupakan  cara  lain  yang  dapat  anda  gunakan untuk memperbaiki dan mengubah  informasi  karena  kesalahan pengejaan. Fasilitas Spelling Checker akan memeriksa setiap teks pada setiap sel-sel di sheet aktif.

Pemeriksaan  pengejaan  tergantung  dari  apa  yang  anda  pilih  pada spreadsheet.

• Jika  anda memilih  sebuah  range  sel, maka  hanya  range  tersebut  yang akan diperiksa ejaannya.
• Jika anda memilih sebuah sel, maka seluruh sel (tidak termasuk sel yang berisi angka) pada sheet aktif akan diperiksa ejaannya.

Untuk memulai  fasilitas  Spelling  Checker,  tekan  tombol  SpellCheck  pada toolbar  standar,  akan  tampil  kotak  dialog  SpellCheck  dan  sebuah  kotak dialog yang meminta  konfirmasi anda apakah pemeriksaan akan dimulai dari sel awal pada sheet aktif.

Menghapus informasi pada sel atau range sel

1. Pilih sel atau range sel yang akan dihapus sehingga menjadi aktif.
2. Klik  kanan  mouse  pilih  Delete  Contents,  akan  tampil  kotak  dialog Delete Contents.
3. Beberapa  opsi  yang  dapat  anda  pilih  untuk  menghapus  tipe-tipe informasi  yang  diinginkan.  Untuk  menghapus  semua  tipe  informasi pilih Delete All.Lalu klik OK.

Membatalkan dan mengembalikan tindakan atau koreksi

Dengan  perintah  Undo  dan Redo  dari  toolbar  standar akan membantu  anda  dengan  cara  yang  cepat mengembalikan  kesalahan koreksi tanpa harus memasukkan kembali data.

• Tombol Undo akan membatalkan tindakan terakhir yang anda lakukan.
• Tombol  Redo  akan  mengulang  tindakan  pembatalan  yang  baru  saja dilakukan.

Tombol Redo hanya aktif jika anda pernah menggunakan tombol undo.

Membatalkan dan mengulang semua perubahan

Anda  dapat membatalkan  lebih  dari  satu  atau  semua  tindakan,  dan  dapat juga mengulang lebih dari satu atau semua perubahan. Untuk membatalkan beberapa  tindakan  klik  panah  drop-down  pada  tombol  Undo  atau  Redo. Anda  dapat  memilih  tindakan-tindakan  yang  akan  dibatalkan.  Untuk membatalkan semua  tindakan, blok seluruh  tindakan  yang ada pada daftar, kemudian klik dengan mouse.

Menyisipkan dan Menghapus Sel, Kolom dan Baris

Menyisipkan sel

1. Klik posisi sel yang akan anda sisipkan.
2. Klik  kanan mouse, pilih  Insert Cells, akan  tampil  kotak dialog  Insert Cells dengan beberapa opsi seleksi.
3. Pilih seleksi insert sesuai yang anda perlukan, lalu OK.

Berikut  adalah  keterangan  dari  pilihan-pilihan  selection  dari  kotak  dialog Insert Cells.

Menyisipkan kolom dan baris 

1. Klik salah satu tab sheet, sehingga menjadi sheet yang aktif
2. Klik  heading  baris  3,  sehingga  seluruh  baris  3  yang  berisi  informasi nama-nama hari akan terpilih.
3. Pada heading baris 3 klik kanan mouse, pilih Insert Rows. Baris 3 akan  jadi kosong  (menjadi baris baru), dan  informasi yang ada pada baris kedua dan baris dibawahnya akan turun satu baris kebawah.
4. Klik heading kolom B sehingga seluruh kolom B akan terpilih.
5. Pada heading kolom  klik kanan mouse, pilih Insert Columns Kolom  B  akan  menjadi  kosong  (menjadi  kolom  baru)  dan  informasi pada  kolom  B  dan  kolom-kolom  disebelah  kanannya  akan  bergeser satu kolom kearah kanan
6. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk kolom D, F, H, dan kolom J

Menghapus sel

1. Klik salah satu tab sheet sehingga menjadi sheet yang aktif.
2. Klik sel F7, tarik sampai sel F10
3. Klik kanan mouse, pilih Delete Cells.
4. Pilih option Selection Shift cells left , lalu OK

Berikut  adalah  keterangan  dari  pilihan-pilihan  Selection  dari  kotak  dialog Delete Cells.

Menghapus baris dan kolom

Selain menghapus sel atau range sel, anda juga dapat menghapus satu atau lebih  baris  atau  kolom.

1. Klik salah satu tab sheet , sehingga menjadi sheet aktif.
2. Klik  heading  baris  2,  sehingga  seluruh  baris  2  yang  berisi  informasi nama-nama hari akan terpilih.
3. Pada heading baris 2 klik kanan mouse, pilih Delete Rows.
4. Klik heading kolom B, sehingga seluruh kolom B terpilih.
5. Pada heading kolom B klik kanan mouse, pilih Delete Columns
6. Tekan tombol Undo pada toolbar standar utk membatalkan  tindakan hapus kolom B

Menghapus beberapa kolom atau baris yang tidak berurutan

Untuk  menghapus  beberapa  kolom  atau  baris  yang  posisinya  tidak berurutan, ikuti latihan berikut

1. Klik Klik salah satu heading kolom , missal D, tekan tombol Ctrl
2. Sambil Sambil  menekan  tombol  Ctrl,  klik  heading  kolom  F  dan  heading kolom H
3. Pada salah satu heading kolom yang terpilih, Klik kanan mouse, lalu pilih delete
4. Tiga  kolom  akan  hilang,  dan  kolom-kolom  disebelah  kanannya  akan bergeser kekiri menempati kolom yang dihapus.

Memberi nama sel atau range sel dari Define Names

1. Pilih tab sheet
2. Pilih 2 buah sel, misalnya sel A5 sampai sel K5 sehingga menjadi range sel terpilih
3. Dari menu Insert | Name | Define. Akan muncul kotak Define Name.
4. Pada kotak Name, ketik Nama_hari
5. Klik OK untuk menyimpan nama range sel yang baru dibuat.

Memberi nama sel atau range sel dari kotak nama sel

Sel atau range sel dapat diberi nama dengan menggunakan kotak nama sel. Latihan  kali  ini  akan  memberi  nama  range  sel  nama  hari  pada  tab  sheet Kuliah.

1. Pilih  sel A5  sampai A11,  sehingga  sel  A5   sampai  sel A11 menjadi range sel aktif
2. Klik Kotak nama sel. Pada kotak Nama sel akan muncul referensi sel yaitu A5:A11
3. Klik Kotak nama sel. Pada kotak Nama sel akan muncul referensi sel yaitu A5:A11

Menyesuaikan  Besar dan Ukuran Sel

Menggabungkan sel

1. Klik salah satu tab sheet , sehinga menjadi sheet yang aktif
2. Klik sel A4, tarik mouse sampai sel B4
3. Dari  menu  Format  |  Merge  Cells  atau  dari  toolbar  formatting  klik tombol Merge Cells.
4. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk sel C4 sampai D4
5. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk sel E4 sampai F4
6. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk sel G4 sampai H4
7. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk sel  I4sampai J4
8. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk sel K4 sampai L4

Set ukuran lebar kolom  sel

Beberapa cara yang dapat anda gunakan sesuai dengan keperluan adalah :

• Mendapatkan  lebar kolom sesuai dengan besar entri:  klik dua kali pada garis pembatas antara kolom yang dimaksud dengan kolom sesudahnya.
• Mendapatkan  lebar kolom yang nilainya dapat anda set  lebih besar atau lebih kecil dari entri : set nilai dari menu Format | Column | Width.
• Menambahkan   lebar  kolom  dari  yang  sudah  ada  :  set  nilai  dari menu Format | Column | Optimal Width.

Set ukuran tinggi baris sel

• Klik salahtab sheet, sehingga menjadi sheet aktif.
• Klik baris 1 dan 2 sehingga menjadi sel range yang akti
• Pilih Menu  Format  |  Row  |  Height,  akan  tampil  kotak  dialog  Row Hight
• Pada kotak dialog Row Height set nilai Height menjadi sesuai yang anda inginkan, lalu OK.

Format dan Formula

Format Sel Secara Manual

Untuk memulai  format  sel, pilih atau aktifkan  sel atau  range  sel  yang akan diformat

• Gunakan tombol-tombol pada toolbar formatting, atau
• Klik  kanan mouse, pilih menu Format Cells. Atau dari menu baris pilih menu Format Cells

Format Cells	Keterangan
Numbers	Untuk  memformat  pengelompokkan  penggunaan  angka (penomoran,  mata  uang,  persentase,  tanggal,  jam,  scientific dll),  format  penulisan  angka,  penggunaan  angka  desimal, pemakain  tanda  titik  untuk  ribuan  dan  format  lain  yang  bisa diatur
Font	Untuk  memformat  isi  sel.  Jenis  font,  ukuran  font  dan pengaturan untuk tulisan miring, tebal atau yang standar.
Font Effects	Mengatur  efek-efek  khusus  dari  font  pada  isi  sel.  Seperti macam-macam jenis garis bawah, garis coret pada teks, warna font dan pemberian kesan gambar timbul atau outline.
Alignment	Mengatur  perataan  text  secara  horisontal  (right,  left,  center, filled dan  justified) dan vertikal (middle,  top dan bottom) pada  sel.  Selain  itu mengatur  posisi  text  dengan  mengatur  derajat kemiringan   text.  0  adalah  defaukt  untuk  text  dengan  posisi datar.
Borders	Mengatur  tipe-tipe garis-garis sel, ketebalan garis, warna garis, jarak  spasi dari garis  ke  isi  sel  dan  pemberian bayangan  pada kotak sel.
Background	Mengatur pemberian warna dasar sel. Untuk defaultnya adalah No fill.
Cell Protection	Mengatur pemberian proteksi pada sel.

Format atribut sel

1. Klik tab sheet Kuliah sehinga menjadi sheet yang aktif
2. Format sel dari toolbar formatting
3. Format sel dari Menu Format Cells, Klik kembali sel E1, klik kanan mouse, pilih Format Cells, lalu lakukan customize.

Format pembatas sel

• Pilihlah cell yang akan diformat (block cell)
• Klik kanan mouse, pilih Format Cells, pilih tab Borders
• Pada User-defined, klik bagian garis atas  tengah kotak sehingga muncul garis vertikal ditengah kotak
• Klik OK, untuk melihat hasil

Merapikan Tampilan dengan Format

Untuk memberi  kesan  tampilan  yang  lebih  baik  pada  latihan  kali  ini  anda akan mengatur ukuran sel, posisi text dan memberi warna pada sel.

Mengubah tinggi baris label nama hari dan baris lainnya.

• Pilih range sel, Dari  menu  baris  pilih  menu  Format  |  Row  |  Height,  sehingga muncul kotak dialog Row Height.
• Sesuai isi Height,  klik OK
• Pilih range sel, Dari  menu  baris  pilih  menu  Format  |  Row  |  Height,  sehingga muncul kotak dialog Row Height.
• Sesuai isi Height,  klik OK

Mengubah poisi isi sel nama-nama hari dan ukuran font

• Pilih range sel
• Klik kanan mouse, pilih Format  Cells, pilih tab Alignment.
• pada kotak vertikal, pilih Middle
• pilih tab Font, ganti ukuran font
• Pilih tab Background, pilih warna,  klik OK

Memberi kesan pada judul

• Klik  sel  C1,  klik  kanan mouse  pilih  Format  Cells.  Pilih  tab  Font Effects
• Pada Relief, aktifkan pilihan Outline dan Shadow
• Pindah ke tab Font, ubah ukuran font menjadi 20, Klik OK.

Format Angka

Untuk  memformat  angka  secara  langsung  kedalam  format  mata  uang, persentase,  memberi  atau  menghilangkan  angka  desimal  anda  dapat menggunakan tombol-tombol format angka pada toolbar formatting.

Memformat angka  sebagai tanggal

• Klik  sel D1,  klik  kanan mouse, pilih menu Format Cells, pilih  tab Number
• Pada Tab Number,  di daftar Category pilih Date
• Daftar format type Date akan muncul pada kotak pilihan Format
• Pada kotak Format, pilih  31. Dec. 1999, dan klik OK
• Pada sel selected ketik 31/12 dan tekan Enter
• Jika  sel D1 berisi  tanda ###, berarti  sel  tersebut  kurang  lebar untuk menampung data. Tarik garis untuk menyesuaikan lebar sel.Tanggal akan berubah sesuai format menjadi 31. Dec. 2006

Memformat angka sebagai mata uang

• Pilih sel x - x1 pada tab sheet aktif Klik kanan mouse, pilih Format Cells, pilih tab Number
• Pada Daftar Category pilih Currency, tipe format Currency akan muncul pada kotak Format
• Pilih  Rp  Indonesian  pada  kotak  Format, & pada  kotak tipe Format pilih (Rp 1.234), lalu OK

Membuat format angka sendiri

• Klik kanan mouse, pilih Format Cells, pilih tab Number
• Pada daftar Category pilih User-defined
• Pada Format Code Ketik : (00)-000-000000
• Klik tombol Edit commend, akan muncul kotak untuk memberi nama format yang  baru, ganti user-defined dengan Telephone. Klik tanda checklist hijau untuk menyimpan format baru, OK

Menggunakan format angka yang dibuat

1. Klik sel . Klik kanan mouse pilih Format Cells, pilih tab Number
2. Pada Category pilih User-defined
3. Pada daftar kotak format, pilih format Telephone yang sudah dibuat. Lalu OK
4. Pada sel selected, ketik 61247987654, tekan Enter, maka Hasil  nomor  Telephone  akan mengikuti  format  menjadi  (61)-247-987654

Formula Kalkulasi

Formula adalah perhitungan yang menggunakan nilai dari sel yang lain pada spreadsheet.  Operasi  yang  dilakukan  seperti  penambahan,  perkalian, pembagian  dan  pengurangan  membutuhkan  operator  matematik  untuk melakukan kalkulasi seperti :  tanda plus (+), tanda minus(-), tanda perkalian (*), atau tanda pembagian (/)

Menulis  formula

Sebagai Contoh:

1. Buat tab sheet Latihan Angka, Klik sel E3, ketik Jumlah, Klik sel F3, ketik Total
2. Klik sel F4, ketik = ( tanda sama dengan) untuk mulai menulis formula
3. klik sel E4, perhatikan pada sel F4 akan tampil referensi dari sel E4
4. kembali  ke  sel  F4,  ketikkan  *  (tanda  asterisk  -  operator matematika untuk perkalian), sehingga formula pada sel F4 menjadi : =E4*
5. klik  sel D4, tekan Enter. Sekarang sel F4 sudah memiliki formula : =E4*D4 dan nilainya menjadi Rp 0.
6. Klik sel E4, ketik 3, tekan Enter
Formula pada sel F4 akan menghasilkan nilai dari perkalian sel D4 dan E4

Jika  sel  F4  tidak  cukup  besar menampung  nilai  total,  klik  garis  pembatas antara heading kolom F dan heading kolom G.

Menyalin formula ke sel lain

1. Klik sel F4, tempatkan penunjuk mouse pada sudut kanan bawah sel. Penunjuk akan berubah menjadi tanda plus kecil (tanda autofill)
2. Dari sel F4  tarik mouse ke sel F7.
3. Formula pada sel F4 akan tersalin ke masing-masing sel dalam range yang terpilih.
4. Akan  tampil  jendela  Fill  Series.  Pilih  option  Formulas  pada  Series type. Klik OK 

Mengurutkan Data

1. Aktifkan tab sheet
2. Pilih range sel mulai dari sel awal s/d akhir (customize)
3. Dari menu Data| Sort, akan tampil kotak dialog Sort yg terdiri dari 2 tab halaman
4. Klik tab  Sort  Criteria.  Ada  tiga  kriteria  yang  bisa  digunakan  untuk mengurutkan data. Default pengurutan adalah berdasarkan kolom.
5. Klik tab  Sort  Criteria.  Ada  tiga  kriteria  yang  bisa  digunakan  untuk mengurutkan data. Default pengurutan adalah berdasarkan kolom.
6. Pada criteria kedua, pilih Then  by Harga dengan model pengurutan Descending.
7. KLik tab Options, Checklist  kotak  Range  contains  colum  labels.  Jika  anda  tidak mengaktifkan kotak ini, maka label juga akan ikut diurutkan.
8. Rapikan border dari tabel , Lalu OK.

Melengkapi dan Mencetak Spreadsheet

Header dan Footer

Header dan  footer digunakan untuk menambahkan  informasi pada halaman spreadsheet  seperti  nomor  halaman,  nama  file  spreadsheet,  tanggal  atau jam file dibuat, dan informasi lain yang memang diperlukan.  Untuk  membuat  header  dan  footer  melalui  menu  Edit  |Headers  &  Footers  yang  akan  menampilkan  kotak  dialog  Headers  / Footers.

Berikut adalah penjelasan untuk  tombol-tombol yang ada pada kotak dialog Headers / Footers.

Membuat header 

Pada  spreadsheet  Agenda,  dari  menu  Edit  |  Headers  &  Footers,  akan tampil kotak dialog Headers/ Footers.

1. Pilih tab Header.
2. Pada kotak Left Area, tekan tombol File Name
3. Pada kotak Center Area, tekan tombol Sheet Name
4. Pada kotak Right Area, tekan tombol Date, Lalu OK.

Membuat footer

1. Pada  spreadsheet  Agenda,  dari  menu  Edit  |  Headers  &  Footers, akan tampil kotak dialog Headers / Footers.
2. Pilih tab Footer , Pada Right Area, ketik Hal tekan space bar
3. Tekan tombol Page untuk menambahkan nomor halaman
4. Hilangkan komentar pada center area, Lalu klik OK.

Menghilangkan header dan footer

1. Klik Menu Format | Page.
2. Untuk menghilangkan header, pilih tab Header. Non-aktifkan checklist pada  Header  on  dengan  mengklik  pada  tombol  checklist  hingga tandanya hilang.
3. Untuk menghilangkan  footer,  pilih  tab Footer. Non-aktifkan  checklist pada  Footer  on  dengan  mengklik  pada  tombol  checklist  hingga tandanya hilang.
4. Akan  tampil  kotak  dialog  yang  meminta  konfirmasi   remove header/footer. Pilih Yes untuk menghilangkan header/footer. Pilih No untuk membatalkan hapus header/footer.

Menambahkan Diagram

Membuat diagram dari table

1. Klik salah satu  tab pada  file sehingga menjadi tab aktif
2. Pilih sel 45 sampai B9
3. Tekan tombol Ctrl, pilih sel E4 sampai E9.Sekarang ada dua range sel yang terpilih, yaitu sel B5:B8 dan  sel E5:E8
4. Dari  toolbar standar, klik  tombol  Insert  | Chart… akan  tampil  jendela AutoFormat Chart. 
5. Pada kotak dialog AutoFormat Chart pertama, Checklist pada kotak First column as label,  tekan  tombol  Next,    tampil  kotak  dialog  untuk  memilih  tipe diagram
6. Pada kotak dialog untuk memilih tipe diagram, Pilih diagram ketiga pada baris pertama, model grafik vertical, untuk Data series, pilih Colums, Checklist tanda Show text elements in preview
7. Tekan tombol Next, tampil kotak dialog untuk memilih variant diagram
8. Pada kotak dialog untuk memilih variant diagram, pilih variant normal kemudian tekan tombol Next

Modifikasi diagram

Diagram yang  sudah anda buat dapat dimodifikasi untuk membuat diagram lebih menarik dan lebih mudah dibaca.

Dengan klik sekali pada diagram, maka akan muncul kotak kecil warna hijau disekeliling diagram yang dapat digunakan untuk mengubah ukuran diagram.

Untuk  memodifikasi  diagram,  klik  dua  kali  pada  diagram  hingga  muncul bingkai  berwarna  abu-abu  disekeliling  diaragam  dan  muncul  toolbar  chart pada bagian atas.

Mengubah format font dan background diagram

 Mengubah font judul dan memberi efek pada text

• Klik  2X pada diagram  sehingga  muncul  garis  abu-abu disekeliling diagam
• Klik  satu  kali  pada  judul  Penjualan  Bulan  Januari,  sehingga muncul kotak-kotak hijau disekitar text.
• Klik  kanan mouse  pada  judul  tersebut,  pilih  Object  Properties yang akan menampilkan kotak dialog Title.
• Klik tab Characters, pilih font Nimbus Sans L dengan size 20
• Klik  tab Font Effects. Pada pilihan drop-down Underlining, pilih Wave (Bold) pilih Font color Black, Pada Relief, checklist pada kotak Outline, Lalu OK.

Menghilangkan legend, klik tombol Legen On/ff pada toolbar

• Memberi warna dasar pada grafik
•  Klik kanan pada grafik, pilih Chart Wall
• Pilih tab Area. Pada pilihan drop-down Fill, pilih Gradient

Pada kotak pilihan gradient, pilih Linear blue/white, Lalu OK

Memberi warna dasar pada area grafik

• Klik kanan pada grafik, pilih Chart Area.
• Pilih tab Area. Pada pilihan drop-down Fill, pilih Color
• Pada kotak pilihan  color, pilih warna Sun  4 yang berada paling akhir dari pilihan warna. Lalu OK

Untuk sementara hasil layar anda akan tampak sepert ilustrasi berikut :

Modifikasi garis dan warna diagram

Modifikasi garis diagram

• Klik  2X pada diagram  sehingga  muncul  garis  abu-abu disekeliling diagam
• Klik disembarang tempat pada area diagram
• Klik  pada  salah  satu  garis  horizontal  yang  ada  pada  diagram, sehingga muncul tanda kotak kecl biru pada setiap garis.
• Klik  kanan mouse, pilih Object Properties  sehinga muncul  kotak dialog Grid dengan tab Line
• Pada kotak pilihan drop-down Style, pilih Continous
• Pada kotak pilihan drop-down Color, pilih Red
• Set width dengan 0.02”
• Set transparency dengan 3550%, Lalu klik OK.

Menampilkan nilai grafik

• Klik  2X pada diagram  sehingga  muncul  garis  abu-abu disekeliling diagam
• Klik disembarang tempat pada area diagram
• Klik  pada  salah  satu  grafik  yang  ada  pada  diagram,  sehingga muncul tanda kotak kecl biru pada grafik diagram (data series).
• Klik  kanan  mouse,  pilih  Object  Properties,  akan  tampil  kotak dialog Data Series dengan 7 tab halaman.
• Klik tab Data Labels. Checklist pada kotak Show value, dan pilih as number

Mengubah font nilai grafik

• Klik tab Characters
• Pilih Font Courier, typeface Bold dan size 10

Merubah warna dan garis batas grafik, Lalu Klik OK

• Klik tab Area. Pilih warna Bordeaux
• Klik tab Borders. Set nilai width menjadi 0.02”

Hasil perubahan grafik akan seperti ilustrasi berikut

Preview Dokumen

Jendela  Page-Preview  memperlihatkan  bentuk  dan  tata  letak  teks-teks padahalaman  spreadsheet.  Jika  ada  yang  tidak  sesuai  dengan  keinginan anda,  dokumen masih dapat  diedit  sehingga  anda  terhindar  dari  pekerjaan cetak dokumen yang sia-sia.

Pada  tab  sheet  Latihan  Angka,  klik  tombol  Page  Preview  atau  dari menu File | Page Preview. Akan tampil jendela Page Preview.

Jendela Page Preview akan menampilkan halaman pertama dari  tab  sheet yang  aktif. Menu  baris  tetap  tidak  berubah,  toolbar  formattng  sudah  tidak tampak,  hanya  beberapa  tombol  pada  toolbar  standar   yang masih  dapat digunakan dan toolbar Page Preview akan muncul.

Mengatur ukuran halaman pada jendela Page Preview

Anda dapat memperbesar atau memperkecil ukuran halaman pada tampilan jendela  Page  Preview.    Pada  baris  status  terdapat  keterangan  ukuran persentase tampilan halaman. 

Untuk memperbesar atau memperkecil halaman ikuti latihan berikut.

• Zoom In - memperbesar tampilan halaman, Klik  tombol  Zoom  In.  nilai persentasenya akan bertambah besar dan  tampilan halaman anda juga semakin besar. Maksimal pembesaran adalah hingga 400%.
• Zoom Out - memperkecil tampilan halaman,Nilai  persentase  pada  baris  status  akan berkurang dan tampilan halaman akan mengecil. Minimum 20%.
• Full Screen – menampilkan halaman pada layar monitor secara penuh

Navigasi halaman

Ada beberapa pilihan jumlah halaman yang dapat ditampilkan pada halaman Page Preview.

Format halaman dari Page Preview

Pengaturan  halaman  dari  jendela  Page  Preview  dapat  dilakukan  dengan menekan tombol Page pada toolbar Page Preview, yang akan menampilkan kotak dialog Page Style dengan 7 tab halaman.

Berikut adalah keterangan dari tab-tab pada kotak dialog Page Style

Menentukan batas margin halaman

Untuk mengatur format halaman, ikuti latihan berikut :

1. Dari  toolbar  Page  Preview  di  jendela  Page  Preview,  tekan  tombol Page
2. Pilih tab Page. Pada Paper Format, untuk memilih ukuran halaman.
3. Pada  panah  drop-down  Format  :  Pilih  A4. Width  dan  Height  akan menyesuaikan dengan format kertas yang dipilih.
4. Pada pilihan Orientation, pilih Landscape
5. Pada Paper Layout, pilih Right and Left. Lalu OK

Menyembunyikan dan menampilkan area 

1. Jika masih berada pada  jendela Page  Preview,  tekan  tombol Close Preview untuk kembali ke jendela kerja normal.
2. Klik heading kolom E dan heading kolom F
3. Klik kanan mouse pada daerah heading kolom, pilih Hide
4. Klik heading baris 9, 10 dan 11
5. Jika  anda  menekan  tombol  Page  Preview,  maka  halaman  yang tampak akan seperti berikut

Untuk menampilkan  kembali  area  yang  telah  disembunyikan,  ikuti  langkah berikut

1. Klik tombol Close Preview dari toolbar dan kembali ke area kerja.
2. Klik heading kolom D dan heading kolom G.
3. Klik kanan mouse pada daerah heading, pilih Show
4. Klik heading baris 9 dan heading baris 13
5. Klik kanan mouse pada daerah heading baris, pilih Show

Menentukan elemen-elemen yang akan dicetak

1. Klik salah satu tab sheet Klik  tombol Page Preview pada  toolbar standar, akan  tampil  jendela Page Preview.
2. Klik tombol Page pada toolbar, akan tampil kotak dialog Page style
3. Klik  tab  Sheet.  Pada  tab  Sheet  di  area  print  hilangkan  semua checklist elemen kecuali checklist column and row headers. Lalu OK

Pada  jendela Page Preview  akan ditampilkan header dari kolom dan baris, dan layar anda akan tampak seperti ilustrasi berikut

Untuk melihat diagram yang sudah dibuat, pada jendela Page Preview tekan tombol Page, pilih tab Sheet, dan checklist kotak Charts.

Mengubah urutan halaman pencetakan

Ada dua pilihan untuk anda menentukan urutan cetak dokumen spreadsheet.

Menempatkan halaman pada posisi tengah halaman

1. Dari  toolbar  Page  Preview  di  jendela  Page  Preview,  tekan  tombol Page
2. Pilih tab Page. Pada  area  Layout  settings  –  Table  alignment,  pilih  checklist Horizontal dan  chechklist vertical.
3. Pilih tab Sheet. Pada area Print,  hanya pilih  checklist pada kotak Charts, hilangkan tanda checklist pada kotak yang lain. Lalu klik OK.

Hasil latihan pada layar monitor anda akan tampak seperti ilustrasi berikut

Memuat isi spreadsheet pada satu halaman

1.    Klik tab Sheet

Pada  area  Scale,  pada  pilihan  drop-down  Scaling  mode.  Pilih  Fit print range(s) to width/height. Lalu OK

Cetak Dokumen Spreadsheet

Untuk mencetak seluruh halaman dokumen dengan pengaturan default dan tanpa menset  opsi-opsi  pencetakan  adalah  dengan menekan  tombol  Print File  directly  yang  ada  pada  toolbar  standar.

• Ada  beberapa   tombol  dan menu  yang  berhubungan  dengan  pencetakan, yaitu
• Hanya  set  printer  dan  tidak  mencetak  dokumen  gunakan  menu  File  | Printer Settings.
• Untuk set printer dan mencetak dokumen gunakan menu File | Print

Set Printer

Untuk mengatur hal-hal  tersebut anda dapat menggunakan dari menu File  | Printer setting.

1. Klik  menu  File  |  Printer  setting,  akan  tampil  kotak  dialog  Printer Setup.
2. Klik panah drop-down di kotak Name, akan tampil nama-nama printer yang terhubung pada momputer anda.
3. Pilih salah satu nama printer yang akan dipakai. Informasi status, type dan  lokasi  printer  akan  muncul  dibawahnya.  Jika  printer  tersedia, maka statusnya adalah Ready. Lalu OK.

Mencetak Halaman Spreadsheet

Untuk  mulai  mencetak  halaman  spreadsheet  anda  dapat  menggunakan tombol Print dari toolbar standar atau dari menu File | Print.

1. Klik Menu File | Print, akan tampil kotak dialog Print
2. Name  pada  printer  adalah nama  printer  yang  default  dan  terhubung dengan  komputer. Keterangan  status,  type  dan  lokasi   printer  dapat dilihat dibawahnya, Untuk mengganti  printer,  klik  panah  drop-down  pada Name. Akan  tampil daftar  nama-nama  printer  yang  terhubung  dengan  komputer.  Pilih  salah satu nama printer
3. Pada  Print  Range,  klik  option  Pages  dan  isi  dengan  1  (mencetak hanya  halaman  1  saja).  Jika  akan mencetak  seluruh  halaman,  pilih option All. 
4. Numbers  of  Copies  adalah  jumlah  copy  dari  setiap  halaman  yang akan dicetak. Defaultnya adalah 1. Lalu Klik OK
5. Numbers  of  Copies  adalah  jumlah  copy  dari  setiap  halaman  yang akan dicetak. Defaultnya adalah 1. Lalu Klik OK.

Mencetak Halaman dengan Beberapa Copy

1. Klik Menu File | Print, akan tampil kotak dialog Print
2. Dari  daftar  printer  pilih  printer  dengan  State  Ready.  Keterangan status, type dan lokasi  printer juga disediakan pada daftar printer
3. Klik Tab Job, untuk menentukan halaman yang akan dicetak

File terkait bisa didownload dgn meng-klik gambar dibawah ini